Opracowanie i wdrożenie systemu kontroli zarządczej i zarządzania procesami w Centrum Nauki Kopernik. Wdrożenie oprogramowania e-risk.

Data projektu: 2012

Wyzwanie:

Mając na uwadze potrzebę skutecznej i efektywnej realizację misji Centrum Nauki Kopernik oraz przyjętych celów strategicznych, niezbędnym stało się zapewnienie powtarzalnej jakości we wszystkich obszarach istotnych z punktu widzenia zarządzania organizacją. W tym celu podjęto decyzję o wdrożeniu systemu kontroli zarządczej i zarządzania procesami.

Co zrobiono:

W początkowej fazie projektu konsultanci PBSG dokonali analizy dokumentacji funkcjonującej w CNK oraz przeprowadzili wywiady z kluczowymi pracownikami, w trakcie których uszczegółowiono wiedzę na temat realizowanych w organizacji procesów. Na podstawie zgromadzonych informacji opracowano koncepcję optymalizacji procesów i zakresu ich wsparcia systemowego.

Kolejny etap projektu dotyczył zamodelowania oraz optymalizacji wybranych 20 procesów realizowanych w organizacji. Modelowanie procesów zostało przeprowadzone z udziałem kluczowych osób realizujących wskazane procesy, przy wsparciu specjalistycznego narzędzia informatycznego Smart. Trzeci etap prac projektowych dotyczył opracowania modelu kontroli zarządczej w CNK spełniającego wymagania przepisów ustawy o finansach publicznych oraz wytycznych zawartych w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, modelu COSO II oraz ISO 31000. Ostatni etap prac projektowych przewidywał przeprowadzenie identyfikacji i analizy ryzyka oraz mechanizmów kontroli w kontekście realizowanych procesów w CNK.

Zgodnie z przyjętym wcześniej modelem zarządzania ryzykiem, zdefiniowana mapa ryzyk pozwoliła na wyodrębnienie najistotniejszych zagrożeń oraz określenie reakcji na ryzyko. Podczas realizacji procesu zarządzania ryzykiem wykorzystywano dedykowane narzędzie informatyczne e-risk, które pozwoliło na sprawny i efektywny przebieg procesu.

Korzyści:

Efektem realizacji prac projektowych w Centrum Nauki Kopernik jest mapa procesów przedstawiająca ich docelowy, zoptymalizowany układ. Daje ona pogląd na temat struktury realizowanych zadań w środowisku CNK.

Istotnym wsparciem dla zarządzania organizacją oprócz zdefiniowanych procesów stał się także wdrożony system kontroli zarządczej. Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej zostały usystematyzowane w dokumentacji systemowej oraz przedstawione kadrze zarządzającej w trakcie szkolenia.

Zastosowane narzędzia i modele:

  • Ustawa o finansach publicznych

  • analiza ekspercka

  • COSO II

  • ISO 31000

  • burza mózgów

  • ankiety

  • doradztwo

  • e-risk

  • smart

Wybrane projekty